GESTIONE DEL TEMPO
il tempo trascorre e basta; quello che si può davvero gestire sono le attività che compiamo. Secondo i maggiori esponenti del Time Management (la gestione del tempo), quali Stephen R. Covey e Lothar J. Seiwert è essenziale partire dalla fine.
Partire dalla fine significa avere degli obiettivi chiari a dieci, cinque o perlomeno tre anni e poi viaggiare a ritroso stabilendo degli stepstone (pietre miliari) che rappresentino delle realizzazioni intermedie.
Usiamo un esempio molto semplice: pensate ad un team che progetta una casa. Viene stabilito il periodo esatto di fine lavori, ma anche i passaggi intermedi. Prima il design, la progettazione, il calcolo di costi e materiali, l’assegnazione ad una o più ditte della realizzazione delle varie fasi. Poi si realizzano fisicamente le fondamenta, i muri maestri, e così via.
Questo processo è chiaro e condiviso nella costruzione di un edificio, invece nella “costruzione” dei nostri risultati più importanti spesso ci si affida al caso o ad un vago desiderio. Ma il desiderio senza un piano d’azione ha scarse possibilità di avverarsi.
Supponiamo che abbiate già alcuni obiettivi ben formati e compatibili tra loro. Uno di questi obiettivi è a 3 anni. Stabilite una ragionevole “pietra miliare”, rispetto all’obiettivo che avete stabilito. Diciamo che questa pietra miliare sia tra 12 mesi. Scomponete ancora e stabilite un’ulteriore pietra miliare, stavolta a 6 mesi. Cosa dovrete fare voi personalmente perché fra 6 mesi si realizzi questo obiettivo intermedio? E fra 3 mesi? Ci stiamo avvicinando. Prossimo stepstone: 1 mese. Quindi fra un mese dovrete raggiungere quella porzione di obiettivo; assolvere quella serie di compiti che vi porterà a realizzare il vostro obiettivo a tre anni. Ora scomponete ancora e troverete quattro “mattoni” di risultati frutto di specifiche attività sotto la vostra personale responsabilità. Bene ora avete un obiettivo settimanale e potete organizzare le attività relative nell’agenda settimanale.
A questo punto vi renderete conto che difficilmente avrete, nella realtà, un solo obiettivo.
Prendete un foglio e dividetelo in quattro parti.
La prima la chiamerete Urgente/Importante.
La seconda Importante.
La terza Urgente.
La quarta Non urgente e Non importante.
URGENTE / IMPORTANTE
Attività relative all’obiettivo o agli obiettivi principali che sono in ritardo o impreviste e che bisogna realizzare subito.
Esempio: per uno studente che non si è preparato, il libro da studiare quando mancano pochi giorni all’esame.
Impatto psicologico: stress, frustrazione.
Risultato: scarsa qualità, approssimazione; spesso far diventare Urgenti/Importanti altri compiti successivi.
IMPORTANTE
Le attività vitali al raggiungimento dell’obiettivo o degli obiettivi principali. Attività programmate in tempi corretti.
Esempio: Realizzare un accurato piano marketing nei tempi giusti per realizzarlo con efficacia.
Impatto psicologico: entusiasmo, soddisfazione, voglia di continuare così.
Risultato: di buona qualità; inoltre c’è tempo per cambiare delle cose che non funzionano e gestire gli imprevisti inevitabili.
URGENTE
Le attività in ritardo o impreviste da portare a compimento subito, ma che non sono fondamentali al raggiungimento degli obiettivi principali.
Esempio: Fare le commissioni di casa, burocrazia, la spesa.
Impatto psicologico: (Se non programmate) Stress, dispersione.
Risultato: Errori, perdita di tempo, accumulo di stanchezza.
NON URGENTE E NON IMPORTANTE
Le attività inutili o secondarie che dividiamo in un due sottosezioni: Immondizia e Svago.
Immondizia (da evitare il più possibile)
Esempio: Fare pettegolezzi; pause lunghe; “cazzeggiare”.
Impatto psicologico: inutilità, deconcentrazione.
Risultato: poca efficacia
Svago (da utilizzare in modo appropriato)
Esempio: durante la pausa ascoltare musica; fare pause brevi, passeggiare.
Impatto psicologico: relax e maggiore concentrazione successiva (se utilizzo con cautela)
Risultato: corretta gestione dell’energia e dei ritmi di lavoro e di quelli biologici
Bene! Ora che avete riempito il foglio con le cose da fare potete immetterle nell’agenda settimanale e programmare le giornate.
Tenete conto che gli ottimi realizzatori sono coloro che utilizzano il 50/60 % del tempo programmato facendo cose importanti.
Un altro particolare da tenere d’occhio è programmare i compiti giornalieri lasciando spazio a imprevisti, spostamenti, pasti, tempo libero (ovviamente senza esagerare). Provate questa programmazione e scoprirete di avere sempre sopravvalutato quello che potete fare in un giorno, ma fortemente sottovalutato quello che farete in un anno. Inoltre scoprirete di avere più energia e soddisfazione.